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关于做好2022年度声像档案归档工作的通知

发布者:    [发表时间]:2023-02-28      [浏览次数]:


各部门(单位):

为了更好地收集、保存我校2022年在各项工作中留下的具有保存价值的声像记录,根据海医学〔2019〕150号发布的《海南医学院录音录像档案工作规范(暂行)》和《海南医学院照片档案管理工作规范》,现将我校2022年的声像档案归档工作相关事项通知如下:

一、归档范围

声像档案是指我校在从事教学、科研、管理等各项活动中直接形成的具有保存价值的照片、录音和录像文件。具体归档范围见附件1.

二、归档要求

各部门对照归档范围并按归档要求整理好本部门形成的材料,具体要求如下:

1、保证质量

归档的声像材料应为原版、原件(特殊原因除外),内容完整、清晰。归档的照片应精心挑选,对反映同一内容的若干张照片,应选择图像质量好的,具有代表性的。所选照片应能反映该项活动的全貌。

2、分类存放

归档的声像材料首先按录音、录像和照片一级文件夹分类存放,在一级文件夹下建立二级文件夹,用于存放同一事件(活动)产生的材料,不同事件(活动)的材料分开存放。文件夹命名方式见附件4的整理示例。

3、填写目录

声像档案目录分为录音、录像档案目录和照片档案目录,分别置于录音、录像和照片文件夹内。录音录像和照片目录格式分别见附件2和附件3,具体填写要求见附件4。

4、移交方式

各部门(单位)将应归档的材料按以上要求整理好后于2023年5月30日前移交到档案馆技术管理室。可以用U盘或移动硬盘离线移交,数据量不大的可以在线移交。移交时附移交清单,移交清单见附件5.

联系人:钟老师,电话:66960973,邮箱:1476715130@qq.com。地址:图书馆六楼东侧档案馆技术管理室。

附件:

1.海南医学院2022年声像档案归档范围

2.录音录像档案目录格式

3.照片档案目录格式

4.声像档案整理示例

5.移交清单格式

 附件.rar

                                海南医学院档案馆                                               

                               2023年2月28日

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