各部门（单位）：

为了更好地收集、保存我校2021年在各项工作中留下的具有保存价值的声像记录，根据海医学〔2019〕150号发布的《海南医学院录音录像档案工作规范（暂行）》和《海南医学院照片档案管理工作规范》，现将我校2021年的声像档案归档工作相关事项通知如下：

一、归档范围

声像档案是指我校在从事教学、科研、管理等各项活动中直接形成的具有保存价值的照片、录音和录像文件。具体归档范围见附件1.

二、归档要求

各部门对照归档范围并按归档要求整理好本部门形成的材料，具体要求如下：

1、保证质量

归档的声像材料应为原版、原件（特殊原因除外），内容完整、清晰。归档的照片应精心挑选，对反映同一内容的若干张照片，应选择图像质量好的，具有代表性的。所选照片应能反映该项活动的全貌。

2、分类存放

归档的声像材料首先按录音、录像和照片一级文件夹分类存放，在一级文件夹下建立二级文件夹，用于存放同一事件（活动）产生的材料，不同事件（活动）的材料分开存放。文件夹命名方式见附件4的整理示例。

3、填写目录

声像档案目录分为录音、录像档案目录和照片档案目录，分别置于录音、录像和照片文件夹内。录音录像和照片目录格式分别见附件2和附件3，具体填写要求见附件4。

4、移交方式

各部门（单位）将应归档的材料按以上要求整理好后于2022年4月30日前移交到档案馆技术管理室。可以用U盘或移动硬盘离线移交，数据量不大的可以在线移交。移交时附移交清单，移交清单见附件5.

联系人：钟老师，电话：66960973，邮箱：1476715130@qq.com。地址：图书馆六楼东侧档案馆技术管理室。

附件（点击下载： 附件.rar）：

1.海南医学院2021年声像档案归档范围

2.录音录像档案目录格式

3.照片档案目录格式

4.声像档案整理示例

5.移交清单格式

海南医学院档案馆

2022年2月22日