根据《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》的原则，结合我校党群、行政、教学、科研、基建、外事、出版、设备、财会、声像等十大类档案工作规范内容和实际情况制定本规定。《规定》将文件材料归档范围依次列出，并明确提出了归档文件材料的要求，依此规范我校档案的归档工作。
一、各二级单位文件材料归档范围
党委办公室归档范围
1、本校党的代表大会文件材料
（1） 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论
通过的文件、决议、纪要、简报、主席团会议记录等文件材料
（2）重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、
会议服务机构的计划、总结等文件材料
（3） 讨论未通过的文件
2、本校党委会、党委扩大会、书记院长碰头会、总支书记会等会议记录、纪要、决议及讨论通过的文件材料
3、党委发布的文件材料，包括决定、办法、指示、批转、通报和通知等
4、党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）
5、 以党委名义召开的工作会议材料
6、 校党委和上级党委调研、检查、巡视学校形成的文件材料
7、 党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿
8、 党委工作简报、大事记
9、以党办名义发布的文件材料
10、附院党委各总支（直属支部）报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表、建党工作、人员奖励及有关材料
11、学校保密委员会产生的文件材料
12、 重要的群众来信来访及处理材料
13、党委与有关机关联系、协调工作的来往文件
14、上级党委涉及我校党委工作的文件
15、各类电子文件（光盘）
16、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等。属于干部职工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
院长办公室归档范围
1、 以学校名义发布的文件材料
2、学校年度工作计划、报告、总结
3、 校长办公会、校长书记碰头会议记录、纪要
4、全校性的工作会议、专题会议文件
5、 校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿
6、本校向上级的请示及其批复
7、 有关全校性工作的调查材料和经验总结
8、高等学校基层统计报表
9、学校工作规章制度汇编
10、 本校大事记、简报、信息、动态等
11、保密工作有关材料
12、上级机关、上级领导检查、视察本地区、本校工作时形成的文件材料
13、群众来信来访文件材料
14、校友工作材料
15、校庆工作材料
16、本校各单位的请示及学校的批复17、上级有关与本院、所、中心的来文
18、各部门上报的所有材料
19、上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料
20、上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料
21、外事工作统计报表
22、 学校外事工作计划、总结、简报等
23、上级关于外事工作的文件材料
24、联合办学协议书
25、出国
（1）出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料
（2）签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等
（3） 出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录
（4） 出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件）
（5）国际比赛、竞赛
26、外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料
27、中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录
28、外单位及个人赠送学校的礼品、纪念品
29、各类电子文件（光盘）
30、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于干部职工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
纪检监察审计室归档范围
1、中共海南医学院纪律检查委员会各类文件
2、纪检监察、审计工作中形成的综合性报告、调查材料、会议记录、统计报表
3、纪检监察、审计工作规章制度
4、党员处分、复查材料
5、群众来信来访及处理意见
6、重要会议记录、大事记
7、其它需要归档的材料
8、各类电子文件（光盘）
9、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于干部职工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
组织人事部归档范围
1、以本部门名义发布的文件材料
2、副科级以上干部任免、调动、和离休报告、决定、批复、通知等
3、 副科级以上干部名册
4、党员名册
5、总支、支部改选报告、审批材料
6、党内统计报表
7、各总支、支部委员名册
8、党组织建设和党校工作材料
9、党员关系转移介绍信存根
10、发展新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料
11、人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录
12、关于机构、编制规划、计划报告及上级批复
13、人事统计报表、职工名册、人事考核、职称评审工作文件材
14、人事处权限内的干部任免文件及名册
15、 表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料
16、 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料
17、师资培养、管理工作计划、规定、总结
18、教师进修计划、安排、总结
19、 教师工作量的规定及执行情况
20、教师业务考核材料
21、 职工录用、聘任、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料
22、职工调动工作介绍信存根
23、 本校人事工作的规章制度、规定、办法等文件
24、教职工工资调整材料、名册
25、各类电子文件（光盘）
26、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于干部职工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
离退休工作部归档范围
1、本校离退休人员管理工作的规章制度
2、 上级机关组织的经验交流会上的领导讲话、我校的发言
3、本校教职工离休、退休人员名册
4、离休、退休人员增减等情况统计表
5、重要的集体活动照片
6、本部年度工作的计划、总结、情况简报
7、我校机关工委工作材料
8、各类电子文件（光盘）
9、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于干部职工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
宣传新闻部归档范围
1、以本部门名义发布的文件材料
2、本校宣传工作计划、决定、情况汇报和总结
3、党委宣传工作情况简报、新闻报导、新闻剪报、情况反映，校报等汇编、资料画册等材料
4、党委理论中心组会议记录、宣传部召开的重要会议记录、教职工政治思想工作动态及调查材料
5、本校理论学习的决定、通知、计划、总结
6、国家、部、省以上领导来校视察及学校重要活动、事件的照片（包含数码照片）、录音带、录像带等声像材料
7、各类电子文件（光盘）
8、省级及以上颁发的各种有保存价值和纪念意义的实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于干部职工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
统战部归档范围
1、以本部门名义发布的文件材料
2、统战工作计划、总结
3、统战工作调查材料、典型材料、统计报表及大事记
4、各民主党派机构设置、人员职务任免、表彰、新成员发展等材料
5、有关人员担任各级人大代表、政协委员名单及审批材料
6、统战工作重要会议记录
7、 台、港、澳和侨务工作材料
8、各类电子文件（光盘）
9、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于干部职工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
工会办公室归档范围
1、以本部门名义发布的文件材料
2、工会工作计划、总结
3、教职工代表大会暨工会会员代表大会
（1） 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、
讨论通过的文件、决议、纪要、简报、主席团会议记录等文件材料
（2） 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、
会议服务机构的计划、总结等文件材料
（3） 讨论未通过的文件
4、表彰工会先进集体个人的材料、名单
5、处分会员的有关材料
6、基层工会干部名册
7、会员名册
8、妇女工作材料
9、家属工作材料
10、工会委员会会议记录、纪要
11、级有关工会工作的文件
12、本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册
13、各类电子文件（光盘）
14、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于干部职工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
教职工监督委员会归档范围
1、教职工监督委员会会议记录、纪要
2、处理群众意见材料
3、教职工监督委员会花名册
4、教职工监督委员会总结、计划
团委归档范围
1、以本部门名义发布的文件材料
2、共青团代表大会、学生代表大会的文件材料
（1） 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、
讨论通过的文件、决议、纪要、简报、主席团会议记录等文件材
（2） 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、
会议服务机构的计划、总结等文件材
（3） 讨论未通过的文件
3、 团委工作计划、报告、总结及规章制度
4、表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料
5、处分团员的材料及复查材料
6、批准入团、离团材料及名单
7、团干部名单、团员名册
8、 团委会议记录
9、 学生会文件、材料
10、本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料
11、各分团委的有关材料
12、团委牵头进行的重大活动的有关材料
13、团委、学生会的有关资料汇编、画册及内部刊物（莘报）
14、各类电子文件（光盘）
15、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于干部职工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
保卫部 （武装部）归档范围
1、 本校武装、保卫的工作计划、总结、规章制度、报告调查材料
2、本校武装、保卫工作统计年报及重要报表
3、 消防、军训等业务性文件材料
4、本校民兵名册、转业、退伍军人名册
5、各类电子文件（光盘）
6、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于干部职工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
图书馆归档范围
1、图书概况、发展规划、藏品目录、统计年报
2、图书工作规章制度
3、图书工作计划、总结及工作中形成的综合性报告
4、图书部门与校外交流的有关材料
5、图书馆大事记
6、图书馆有关资料汇编、画册
7、各类电子文件（光盘）
8、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于干部职工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
档案馆归档范围
1、档案工作计划、总结、报告、规划
2、档案工作规章制度
3、档案工作年度统计报表
4、档案工作全宗说明
5、海南医学院归档文件目录
6、与高校档案专业委员会有关的材料
7、档案馆有关汇编
8、上级有关档案工作的文件
9、各类电子文件（光盘）
10、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于干部职工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
国有资产监督管理部归档范围
1、以本部门名义发布的文件材料
2、国资部工作报告、总结、计划和规章制度
3、本校节能工作有关材料
4、本校基建工作的规章制度、工作计划、总结
5、本校基建工作总体规划、统计报表
6、全校性总体规划、设计总平面图
7、基建工程财务预、决算
8、水、电、气管道分布图
9、地质勘探、地形测量材料
10、基建投资的请示、报告与批复
11、综合性征地文件材料
12、工程项目整套材料
13、职工住房标准与分配方案
14、房产管理工作有关材料
15、上级有关环境保护、采购等管理方面的文件
16、本校仪器设备管理的规章制度
17、本校仪器设备购置计划、报告、统计表
18、仪器设备管理工作计划、总结、请示及上级批复
19、本校仪器设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告、请示和批复
20、本校国有资产账目、统计报表
21、其它需要归档的材料
22、仪器设备项目材料
23、各类电子文件（光盘）
24、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于干部职工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
财务管理中心归档范围
1、以本部门名义发布的文件材料
2、本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件
3、会计移交清册
4、财会档案移交保管清册
5、财会档案销毁清册
6、有关财务管理方面的其他文件材料
7、会计报表
8、会计账簿
9、会计凭证
10、工资清册
11、各类电子文件（光盘）
12、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于干部职工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
杂志社归档范围
1.综合管理
（1）上级有关编辑出版工作的文件
（2）本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录
（3）本校编辑出版工作规章制度、统计报表
2.刊物
（1）出版通知单，刊物、音像等出版物成品
（2）编辑出版合同、协议书
（3）获奖或受查处情况的文件材料
（4）有参考价值的读者来信、重要评论
3、各类电子文件（光盘）
4、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于干部职工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
教务部归档范围
一、综合
1、以本部门名义发布的文件材料
2、教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法
3、学校规划、实施计划、有关教学规章制度、会议纪录、调研报告、简报、学年教学工作计划和总结等
3、统计报表
4、教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料、教学工作会议文件资料等。
5、学风建设的条例、决定、通知、计划、报告、总结
6、教师工作量的规定及执行情况、统计资料
7、教师教学重要经验总结、体会及意见
二、专业设置与实验室建设
1、专业、教学实验室的论证、评估、申报、审批材料
2、专业、教学实验室建设材料
3、专业、教学实验室建设统计报表
4、上级有关专业设置及教学实验室建设的文件材料
5、专业、教学实验室建设计划、简报、总结材料
三、招生
1、上级有关招生工作的文件材料
2、招生计划、规定、生源计划
3、新生录取材料及新生名单（含入学成绩等）
4、招生宣传、招生工作总结
四、学籍管理
1、学生成绩总册（含单科成绩原始记录、各种含补考等）
2、在校学生名册(普招本科生）
3、学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）
五、课堂教学与教学实践
1、各专业教学计划、教学大纲（含考试大纲、题库目录）
2、课程建设要求及安排、校历表、课表（含教学任务书）
3、各系、科、专业课程试题库
4、教学实习、生产实习计划、总结及有关材料（含实习大纲、总结等）
5、社会调查、社会实践计划、总结及有关材料
6、课程考试安排表、有代表性的考场记录
7、教学差错、事故情况及处理结果
8、授课计划
六、学 位
1、学位委员会授予各层次学位清册
2、上级有关学位工作文件材料
3、本校学位评定条例、办法及计划、总结
4、学位委员会会议记录、决定
5、毕业证、学位证领取签收册
七、教 材
1、自编、主编教材（含副主编、参编等）
2、各院（系、部）各专业使用教材目录及样本
3、自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集
4、专业课程教材建设规划（含实验、实习等）
5、其他有保存价值的自编参考资料
6、多媒体课件目录及样本
八、教学工作委员会工作有关材料
九、各类电子文件（光盘）
十、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于干部职工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
医学教育研究所归档范围
1、本所有关工作的请示报告及有关批复
2、本所工作计划、总结、报告材料
3、规章制度
4、教育教学研究课题材料
5、各类电子文件（光盘）
6、省级及以上颁发的各种有保存价值和纪念意义的实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于干部职工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
学生工作部归档范围
1、以本部门名义发布的文件材料
2、有关学生工作向校领导的请示、报告及重要的批示
3、学生工作计划、总结，工作职责、岗位责任制
4、学生思想政治工作典型调查材料和统计
5、 关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件
6、学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）
7、学生处分材料
8、学生辅导员队伍的管理材料
9、辅导员花名册
10、校级先进班级、优秀学生、优秀学生干部名单及材料
11、 勤工俭学、社会实践有材料
12、编印《简报》《学生工作通讯》汇编材料
13、毕业生就业统计表
14、毕业生就业方案
15、全国普通高等学校毕业生就业协议书
16、毕业生花名册
17、学生毕业、结业情况及分析
18、毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料
19、各类电子文件（光盘）
20、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于干部职工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
科研部归档范围
一、综合管理
1、以本部门名义发布的文件材料
2、本校有关科研工作的重要决定、规定、管理办法
3、本校有关科研工作的请示报告及有关批复
4、全校科研工作会议纪要、会议文件及声像材料
5、科技计划管理文件，科研经费管理文件6、科研成果成果管理文件，科研成果登记表、报告表
7、科研成果汇编、获奖项目选编、论文目录汇编
8、科研部工作计划和工作总结等材料
9、重大学术活动材料
10、各类有价值的电子文件（光盘）
11、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等）
二、学科与实验室建设
1、学科、科研实验室的论证、评估、申报、审批材料
2、重点学科、科研实验室建设材料
3、学科、科研实验室建设统计报表
4、上级有关学科及科研实验室建设的文件材料
5、学科、科研实验室建设计划、简报、总结材料
三、项目(课题)
1.科研准备阶段:开题报告、课题调研论证材料；任务书、合同、协议书，课题研究计划
2.研究实验阶段：实验、测试、调查等原始记录；数据处理材料，设计的文字说明和图纸；研究工作阶段总结 ，有关的照片、录像带声像材料
3.总结鉴定阶段：研究工作报告（总结），工艺技术报告，技术诀窍报告，工作总结；论文专著，分析测试报告，查新报告，检索证明
四、成果
1、出版著作（原件）
2、论文发表（复印件，包括刊物封面、所在目录和论文内容）
五、专利、奖励
1、专利证书原件，专利侵权纠纷的处理材料
2、科技奖励证件：如奖状、证书（集体交原件、个人交复印件）
4、研究生入学试题及指导教师名册
六、研究生部
1、工作计划、总结、规划
2、申硕材料
3、研究生教育材料
七、各类电子文件（光盘）
八、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于干部职工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
质量控制办公室归档范围
1、本校有关教学监督的重要决定、规定、管理办法
2、本办有关工作的请示报告及有关批复
3、本办工作计划、总结、报告材料
4、教学监督材料 、报表
5、各类电子文件（光盘）
6、省级及以上颁发的各种有保存价值和纪念意义的实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于干部职工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
发展与改革研究中心归档范围
1、本校教育事业规划、计划
2、本中心有关工作的请示报告及有关批复
3、本中心工作计划、总结、报告材料
4、养生保健项目材料
5、各类电子文件（光盘）
6、省级及以上颁发的各种有保存价值和纪念意义的实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于干部职工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
高职院归档范围
（包括：高职高专教育、成人教育、自学考试、继续教育、职能鉴定）
一、综合
1、教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法
2、部门规划、实施计划、有关教学规章制度、会议纪录、调研报告、简报
3、本院年度工作总结、计划
4、统计报表
5、高职院发布的文件材料
6、职业技能鉴定所发布的文件材料
7、自考办发布的文件材料
8、教师教学重要经验总结、体会及意见
三、招生
1、上级有关招生工作的文件材料
2、招生计划、规定、生源计划
3、新生录取材料及新生名单（含入学成绩等）
4、招生宣传、招生工作总结
四、学籍管理
1、学生成绩总册（含单科成绩原始记录、各种含补考等）
2、学生花名册（普招专科生、成教生）
3、学生学籍异动材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）
五、课堂教学与教学实践
1、各专业教学计划、教学大纲
2、课程建设要求及安排、校历表、课表（含教学任务书、教学进度表等）
3、各系、科、专业课程试题库
4、教学实习、实习计划、总结及有关材料（含实习大纲、总结等）
5、教学差错、事故情况及处理结果
6、授课计划
六、教 材
1、自编、主编教材（含副主编、参编等）
2、各院（系、部）各专业使用教材目录及样本
3、自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集
4、专业课程教材建设规划（含实验、实习等）
5、其他有保存价值的自编参考资料
七、学生工作
1、学生工作计划、总结，工作职责、岗位责任制
2、学生思想政治工作典型调查材料和统计
3、学生登记卡（一式两份）
4、自学考试毕业生登记表
5、毕业生就业方案
6、毕业生花名册
7、学生毕业、结业情况及分析
8、毕业证书签领册
9、应届毕业生合影
10、学生档案
11、各类电子文件（光盘）
12、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于师生员工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
国际教育学院归档范围
1、以本部门的名义发布的文件材料
2、本院的规章制度
3、本院工作计划、总结、统计报表
4、招生工作材料
5、国际交流材料
6.外国留学生工作
（1）录取审批材料、学籍登记表、学籍卡片
（2）学习情况、成绩及评语
（3） 教学计划、大纲、安排
（4） 学位论文及学位证书复印件
（5） 学生去向及有关材料
（6）在校生花名册
（7）毕业生花名册
（8）应届毕业生合影
7、上级有关留学生工作的文件
8、各类电子文件（光盘）
9、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于师生员工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
网络管理中心归档范围
1、以本部门名义发布的文件材料
2、中心的规章制度
3、中心各种请示和批复
4、中心年度工作计划、总结、报告、统计报表
5、上级有关于网络管理工作的文件
6、各类电子文件（光盘）
7、省级及以上颁发的各种有保存价值和纪念意义的实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等；属于师生员工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
教学单位（各学院）归档范围
一、各学院党政管理类
1、以本部门名义发布的文件材料
2、本部门各种请示和批复
3、本部门年度工作计划、总结、报告
4、本部门大事记、简报
5、本部门有关管理工作的文件材料
6、教职工的奖惩材料
7、本部门承办的国际、国内学术会议或组织的重要活动、会议材料
8、本部门有关资料汇编、画册
9、本部门与有关单位签订的合同、协议
10、学生意外事件材料
11、学生登记卡（一式两份）
12、学生档案
13、应届毕业生合影
14、运动会材料（体育部）
15、各类电子文件（光盘）
16、省级及以上颁发的各种有保存价值和纪念意义的实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等；属于师生员工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
二、各学院教学类
1、专业评估材料
2、优秀毕业设计（论文）
3、本校召开或承办的国内学术（学会）会议材料
4、教师出版的著作
后勤服务总公司归档范围
1、本校后勤工作规章制度、工作计划、报告、调查材料
2、与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料
3、车辆工作的有关文件材料
4、食堂工作的有关材料
5、 水电工作有关材料
6、校园绿化工作的有关材料
7、物业管理工作有关材料
8、学生生活园区服务工作有关材料
9、各类电子文件（光盘）
10、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于干部员工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
海南医学院干细胞研究所归档范围
1、本部门年度工作计划、总结、报告
2、本部门大事记、简报
3、本部门有关管理工作的文件材料
4、本部门规章制度
5、本部门承办的国际、国内学术会议或组织的重要活动、会议材料
6、本部门有关资料汇编、画册
7、本部门与有关单位签订的合同、协议
8、各类电子文件（光盘）
9、省级及以上颁发的各种有保存价值和纪念意义的实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于师生员工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
热带病重点实验室归档范围
1、本部门年度工作计划、总结、报告
2、本部门大事记、简报
3、本部门有关管理工作的文件材料
4、本部门规章制度
5、本部门承办的国际、国内学术会议或组织的重要活动、会议材料
6、本部门有关资料汇编、画册
7、本部门与有关单位签订的合同、协议
8、各类电子文件（光盘）
9、省级及以上颁发的各种有保存价值和纪念意义的实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于师生员工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
海南医学院科学实验中心归档范围
1、本部门年度工作计划、总结、报告
2、本部门大事记、简报
3、本部门有关管理工作的文件材料
4、本部门规章制度
5、本部门承办的国际、国内学术会议或组织的重要活动、会议材料
6、本部门有关资料汇编、画册
7、本部门与有关单位签订的合同、协议
8、各类电子文件（光盘）
9、省级及以上颁发的各种有保存价值和纪念意义的实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于师生员工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
海南省艾滋病研究中心归档范围
1、本部门年度工作计划、总结、报告
2、本部门大事记、简报
3、本部门有关管理工作的文件材料
4、本部门规章制度
5、本部门承办的国际、国内学术会议或组织的重要活动、会议材料
6、本部门有关资料汇编、画册
7、本部门与有关单位签订的合同、协议
8、各类电子文件（光盘）
9、省级及以上颁发的各种有保存价值和纪念意义的实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于师生员工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
海南医学院附属医院
附院的归档范围由附院具体制定，但是以下材料须交到海南医学院档案馆。
1、本院年度工作总结、计划
2、职工花名册
3、海医附院报
4、归档目录
二、归档要求：
1.归档的纸质文件材料必须是原件，如果特殊情况不能移交原件的，单位必须注明情况。档案移交时必须附上移交清单。
2.声像档案：录音、光盘的外盒上应贴上标签,必须附有文字说明，内容包括事由、时间、地点、摄影者； 照片要求每张照片都必须附有文字说明，内容包括事由、时间、地点、摄影者。
3.实物档案：标明实物名称、获得时间和颁（赠）单位。
