海医学〔2019〕105号

关于印发

海南医学院会议费管理暂行办法的通知

各部门、单位：

《海南医学院会议费管理暂行办法》业经我校2018年第14次校长办公会议讨论通过，现印发给你们，请遵照执行。

附件：海南医学院会议费管理暂行办法

海南医学院

2019年5月20日

海南医学院院长办公室 2019年5月20日印发

附件

海南医学院会议费管理暂行办法

为加强和规范学校会议费管理，提高会议效率和质量，节约会议经费开支，根据财政部《关于印发〈中央和国家机关会议费管理办法〉的通知》（财行〔2016〕214号）、《关于印发〈在华举办国际会议经费管理办法〉的通知》（财行〔2015〕371号）、海南省政府《海南省省直机关会议费管理办法》（琼办发〔2014〕19号）、《海南省关于进一步完善财政科研项目资金管理等政策的实施意见》（琼办发〔2017〕16号）等文件精神，结合学校实际，制定本办法。

第一章 总则

第一条本办法会议专指：由各单位（含项目（课题）单独或联合举办（含主办、承办）的、具有相应规模的、在校（内）外召开并将发生一定费用的各类会议，包括国内会议和国际会议，其中国内会议分为业务会议和管理会议。

国内业务会议是指各单位开展教学、科研、推广等业务需要举办的会议，包括学术会议、学术论坛（含南海青年论坛）、大型研讨会、大型招聘会等。

国内管理会议是指由学校召开的全国性或省市区域性的党务、行政性会议。

国际会议是指经上级外事部门批准、在我国境内（不含港澳台）举办的国际会议，包括国际经济会议、国际学术会议。

不发生费用的各类会议不适用本办法，包括：学校、各单位日常召开的单位内部业务会议和管理会议，如党委会、校长办公会、各级党政联席会、职能部门各类管理会议、二级院系日常教学科研工作例会等。

第二条 举办会议应当坚持实事求是、精简高效、厉行节约的原则，严格按照规定审批，控制会议数量、会期、规模。

各类管理会议会期一般不得超过2天，包含会议报到和离开时间。

按照教学科研活动需要确定业务会议数量、天数、规模，应注重会议质量，提高会议效率。

国际会议会期原则上不得超过3天，会议报到和离开时间，合计不得超过2天。

第三条 严格会议费预算管理。会议费预算要细化到具体会议项目，执行中不得突破。各项目经费管理中对会议费有明确规定和要求的，严格执行项目主管部门的规定和要求。

第四条 会议费管理实行“谁举办、谁负责”原则。会议举办者对会议费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担直接责任，会议审批者承担领导和监管责任。计划财务处负责会议费的审核监督、会计核算，制定和完善学校会议费管理办法，实施会议费报销管理和服务。

第二章 会议经费审批及管理

第五条学校实行分类会议审批制度。属于本办法的会议审批程序如下：

（一）国际会议报分管校领导、校长审批，并经校长办公会审议；

（二）利用纵向、横向课题经费召开的科研业务会议，由项目负责人所在单位负责人和分管校领导审批；

（三）其他业务性会议和管理会议按照参会人数不同，审批程序分别是：

1、参会人员（不含会务工作人员，下同）在30人（含）以内的小型会议，有所在单位负责人审批；

2、30人-100人（含）的中型会议，由所在单位负责人审核后，报学校业务主管部门负责人和分管校领导审批；

3、100人以上的大型会议，由所在单位负责人和学校业务主管部门负责人审核后，报分管校领导、校长审批。

4、哲学、社会科学类论坛、讲坛、研讨会的审批从其特别规定。

第六条 会议召开前，会议举办者应编制会议费预算，填写《海南医学院会议审批及经费预算表》，列明会议名称、主要内容、举办会议时间、地点及场所、参会人员范围及人数、工作人员数（数量控制在参会人数的10%以内）。受托承办会议或联合举办会议的，还应提供委托单位相关文件；编制会议经费来源及支出预算，使用财政专项经费、纵向科研经费和其他实行预算控制的经费召开会议的，应在经费批复的会议费预算额度和标准内开支会议费。

会议预算按会议审批程序审批前须报计财处审核。预算金额达到校长办公会、学校党委会议事规则标准的需会议审议后安排。

第七条 各类会议应优先安排在学校内部或者本系统内的会议室、报告厅等场所。

无外地代表且会议规模能够在单位内部会议室安排的会议，原则上在单位会议室召开，不安排住宿。

确需安排在以上场所以外的，应当在纳入政府采购范围内的定点酒店、宾馆等会议场所举办、不得到高档宾馆、会所、度假村和党中央、国务院明令禁止的风景名胜区等地方举办会议。

第八条 各单位召开会议应当改进会议形式，充分利用网络等现代化信息技术手段，降低会议成本，提高会议效率。

第九条 严格控制到外埠举办各类会议。参会人员以海口单位为主的会议不得在外埠召开。

与外埠学校、单位（如项目首席单位、子课题单位、项目所在地或项目甲方指定等情形）联合举办会议的需提供项目任务书或预算书等相关材料。其他因特殊事由确需在外埠举办会议的，提交相关说明材料报经费管理部门审核后提交分管校领导、校长批准。

第十条会议费的使用应遵守学校招投标管理或合同管理的相关规定。需委托会务公司承办的会议，原则上应选择学校会务中标单位承办并签订合同。会议费超过学校招投标限额需要招标的委托业务，按规定程序进行招投标，确定承办单位。

第十一条 全额使用科研类经费的学术会议，同城参会人员可安排住宿。工作人员除必须驻会以外，不安排住宿。

第十二条 协助其他单位办会并承担部分会议费的，应签订合同（协议）。合同（协议）中列明会议名称、会议内容、会议议程、参会人数、会议地点、分摊会议费用的理由和比例依据等。管理会议不得列支协助办会经费。

第十三条 受上级主管部门或其他单位委托承办会议，应根据委托单位性质、委托协议内容和会议类型，执行相应的开支标准。获全额资助的学术会议，资助方对会议标准、会议地点和开支范围有特定要求，并在资助协议中约定的，按协议执行。

第十四条会议费应严格遵循“收支两条线”的原则，所有会议收入应及时上交学校财务，严禁自收自支。

第三章 会议经费开支范围的报销标准

第十五条会议费开支范围包含：会议住宿费、伙食费及其他费用（会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费等）。其中，会议交通费是指用于参会人员接送站，以及会议统一组织的必要的业务考察、工作调研等发生的交通费用支出。

第十六条 会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用。综合定额标准如下：

单位：元/人，天

会议类别	住宿费	伙食费	其他费用	合计
国内业务会议-科研经费开支	440	130	80	650
国内业务会议-非科研经费开支	340	130	80	550
国内管理会议	240	130	80	450
国际会议	700	200	100	1000

（一）各类会议应按照定额控制标准执行，据实报销。

（二）会议费综合定额标准根据上级规定进行动态调整。

（三）国内业务会议如邀请个别国外专家参加的，参会外国专家食宿标准可参照在华举办国际会议标准执行。

第十七条下列费用纳入会议费预算，但不计入会议费综合定额控制，从相应的支出科目中据实列支：

（一）会议代表差旅费。会议代表参加会议发生的城市间交通费，原则上回本单位报销。对确因工作需要，邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费，可对照学校相应标准在会议费中支出。

（二）参会专家人员酬金。会议举办者根据工作需要，可按规定报销受邀专家的咨询费、讲课费、劳务费。具体标准按照财政部门相关规定执行。

（三）同声传译人员翻译费、同声传译设备租金。

第十八条会议举办者在会议结束后应及时汇总各项资料和票据，填写报销单，在1个月内办理报销手续。会议费原则上集中一次性结算。

会议费报销时应提供：

（一）会议审批及经费预算表；

（二）会议通知；

（三）会议费报销单；

（四）实际参会人员签到表；

（五）会议服务单位提供的发票、原始明细单据、电子结算单、委托协议（合同）等资料。

第十九条会议费支付应当按照国库集中支付制度和公务卡管理的有关规定执行，以银行转账或公务卡方式结算，禁止以现金方式结算。

第二十条会议费报销应按会议费预算执行。对未经规定程序批准召开的会议，以及超范围、超标准开支的经费不予报销。

第四章 监督问责

第二十一条 各单位应加强本单位会议管理，建立健全本单位会议审批制度，督促办会人员合理、合规使用和报销会议费。

第二十二条 严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁预存、套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费。

第二十三条 各单位应严格执行会议费开支范围及标准，力求简朴、节约，降低会议成本，严格执行国家相关规定。会议用餐以自助餐为主，严禁以任何名义发放纪念品和礼品；不得使用会议费购置固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用。

第二十四条 会议费的公示按照学校相关规定执行，非涉密会议公示的内容包括会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况。

第二十五条 学校纪检、审计、财务、经费管理部门等要严格会议经费管理，加强对会议费支出的检查与监督，主要内容包括：

（一）单位会议审批制度是否健全，会议活动是否按规定履行审批手续；

（二）会议费开支范围和标准是否符合规定；

（三）会议费报销手续是否符合规定；

（四）会议费管理和使用的其他情况。

对发现问题的单位，由学校纪检、审计、财务等部门责令改正，违规资金应予追回，并视情况予以通报。对直接责任人和单位负责人，按学校相关规定处理。

第二十六条会议举办人员违反本办法规定，有下列行为之一的，依照学校相关规定追究相关人员的责任。如涉嫌违法的，移送司法机关处理。

（一）预存、套取会议费设立“小金库”的；

（二）以虚报会议人数、天数等手段骗取会议费的；

（三）违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的；

（四）违规报销与会议无关费用的；

（五）其他违反本办法规定的。

第五章 附则

第二十七条 附属医院、资产经营公司等独立单位可参照本办法执行。

第二十八条本办法由计划财务处负责解释，自印发日起执行。其他有关会议费相关规定同时废止。

附：《海南医学院会议审批及经费预算表》

海南医学院会议审批及经费预算表

申请单位（盖章）：单位：元

会议名称
会议时间	年 月 日			会议地点
会议类型	业务会议（ ） 管理会议（ ） 国际会议（ ）
会议经费来源（列支经费名称）
会议的主要内容及经费预算
参会人数		工作人员人数			会议天数			预算 总额
财务审核意见：		相关部门及校领导审批意见：

备注： 1）参会人员（不含会务工作人员，下同）在30人（含）以内，由所在单位负责人审批；

2）30人-100人（含）的，由所在单位负责人审核后，报学校业务主管部门负责人和业务分管校领导审批；

3）100人以上的，由所在单位负责人和学校业务主管部门负责人审核后，报业务分管校领导、校长审批。