第一条为了及时和准确收集、整理、归档基本建设项目的工程资料，为工程后期的使用管理、维修、改扩建等提供可靠的依据，根据《海南医学院基建类档案工作规范》要求，特制定本管理办法。
第二条项目组资料管理员是我校工程资料的责任人，负责工程资料的日常管理工作；不定期对在建项目工程资料的收集、整理情况进行检查和指导。
第三条项目组负责人是管理项目工程资料的责任人，项目组资料员负责工程资料的收集、整理、归档、移交工作。
第四条工程资料分为施工控制过程资料和竣工资料，竣工资料是按照规范要求向档案室提交的最终资料。
第五条施工控制过程资料是各项目组在项目建设全过程中要收集、建立的控制过程资料。基本建设工程资料归档范围主要有：基建规划、计划、可研报告、勘察报告、设计文件及图纸、图纸会审纪要、图纸变更设计、监理报告、会议纪要、招投标文件及标书、招标控制价、合同、项目前期手续批文、现场管理签证、工程决算及审计文件、报告，统计及财务报表、图表以及与工程管理相关的一切文件、报告及声像材料等。
第六条工程资料管理工作接受学校档案馆的业务指导和管理，工程资料由项目组工程资料员专门管理。
第七条基本建设工程资料一律存放于国有资产监督管理部基建科资料室，由资料员专门管理，各类资料的经办人都必须主动将资料原件交资料室存档。资料员负责工程资料的收发、登记、传送、借阅、整理、归档、移交等工作。
第八条资料室存放的所有资料，不论是内部还是外部人员来查阅时，均须办理手续，随查随还，不得随意携出。因工作需要使用工程资料的，可以办理借阅手续并复印资料。
第九条工程资料原件的借出，需经国有资产监督管理部分管领导同意。工程资料原则上不对外，确因学校工作需要需借出，须得到学校分管领导的同意，并办理借出登记手续。
第十条所收集的工程资料必须真实有效，各种签字、盖章手续齐全，字迹清晰。
第十一条所收集的工程资料原则上必须是原件，如是复印件需注明原件存放地点。
第十二条归档的文件、资料要确保完整、准确、系统，以保障使用管理、维护、改扩建等工作的需要。
（一）资料的完整指将工程建设全过程中应该归档的文件原件齐全。
（二）资料的准确指资料的内容真实反映工程竣工时的实际情况，做到图、物相符，技术数据准确可靠，签章手续完备。
（三）资料的系统指按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学、组卷合理。
第十三条工程资料应严格按保密规定确定保密范围和涉密登记，对于保密资料的管理和使用，要严格按照学校有关保密的规定进行。
第十三条工程资料的整理应遵循工程文件的固有规律，保持各单位工程文件之间的有机联系，便于资料的保管和利用。
第十四条文字材料应按事项、专业顺序排列，同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。
第十五条图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。
第十六条既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。
第十七条资料中所有文件分类按顺序单独用阿拉伯数字从1依次标注编号，并按目录详细登记造册，同时在文件的右上角标注相应文件编号。
第十八条文件目录应以纸质形式存于相应文件盒内，并同时录入电脑，方便查询。与工程资料相关的电子媒体材料需同时编排目录留存。
第十九条条目贴于档案盒侧面，内容包括：工程名称、专业名称、盒内文件题名，文件题名应能简明、准确的揭示卷内文件的内容，归档的基建文件材料格式要统一，字迹工整，图象清晰符合标准。
第二十条项目组资料员如果工作岗位发生变动，应在项目组负责人的监督下办理资料移交手续。
第二十一条工程竣工验收后，项目组资料员需在三个月内将完整的、符合要求的工程资料移及其相关电子媒体材料一并移交交学校档案馆。
第二十二条所移交的资料必须按要求分类归档并列出目录，明确移交人和接收人。
第二十三条工程资料向学校档案馆移交时，应办理移交手续，填写移交清单，双方签字交接。
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