各院、部(系)：

为做好2022届毕业生档案归档工作，现将有关事项通知如下：

一、准备工作

1、各毕业班的学生档案归档工作原则上由辅导员负责，若有特殊情况，需安排一名班干部负责本班的学生档案整理工作。各班根据班级人数按照1：20的比例安排本班学生整理档案。

2、拟于6月初召开毕业生档案整理工作培训，请毕业班的辅导员、负责毕业生档案整理工作的同学届时参加，培训具体时间地点另行通知。

二、学生档案的归档工作

1、归档范围

（1）本、专科：实习鉴定手册、高校毕业生登记表、成绩单（一式两份，其中一份装订成册入综合档案库房，一份不装订入学生个人档案）、就业报到证副联、授予学位决定、调档函（不入档案）、三方协议复印件（不入档案）。

（2）研究生：研究生毕业登记表、成绩单（一式两份，其中一份装订成册入综合档案库房，一份不装订入学生个人档案）、学籍表、授予学位决定、专家推荐书（博士研究生，2份）、论文评阅书（2份）、就业报到证副联、调档函（不入档案）、三方协议复印件（不入档案）；

（3）入党材料：正式党员的党员材料。（入党申请书、入党积极分子、预备党员的党员档案转到新单位的党组织，不入档案）

（4）入团材料：入团志愿书、入团申请书。

（5）其他材料：校级及以上获奖证书复印件、毕业证书复印件、学位证书复印件（需加盖院系公章，并注明复印日期）。

2、归档要求

（1）以上材料均由各班负责组织收集并移交到档案馆。手写材料一律用黑色墨水或签字笔填写；注明组织盖章处须盖上组织公章，如成绩单、高校毕业生登记表、实习鉴定等。

（2）移交的材料应把同一个人的材料作为一份，各人之间按学号从小到大排序。

（3）移交材料的同时应提供移交清单，一式两份，同时电子版发至王老师邮箱15156207@qq.com，统一发送标题格式为“201x级xx班移交清单”。移交清单格式见附件1。

（4）各班在移交材料的同时将本班材料分别装入各人档案袋。

三、毕业班集体照收集

各毕业班在到档案馆整理归档的同时须向档案馆移交本班毕业集体照一份，具体要求如下：

1、规格：压膜照片，26.5.cm×17.5cm，不过塑。

2、照片正上方应该有学院或部（系）、届、专业、班级、摄制时间（字体为宋体）等信息。例：管理学院2022届临床专业17临本1班集体合影 摄于2022年X月X日。

3、照片背面必须附与座位对应的师生名单（有职务的姓名后面需注明职务，无职务的注明“教师”或“辅导员”）。

4、毕业照电子版发至邮箱15156207@qq.com，统一发送标题格式为“201x级xx班集体合影”。

四、学生档案的转递

1、明确学生档案的转递去向（转往单位）：

（1）考取研究生或专升本的学生，档案根据录取院校出具的调档函转递到录取院校。若考上本校，转递单位填海南医学院并在备注栏注明所考专业。

（2）就业或暂未就业的学生，档案原则上按就业通知书（既报到证）签发的单位转送；若就业通知书（既报到证）所登记的工作单位没有保管档案的资质（如非国有企事业单位），则学生应向工作单位落实档案的保管或托管单位，如人才交流中心或该单位的上级机构，并出示调档函、或就业协议书（注明档案保管单位）复印件；档案转到非报到证所登记的报到地点，学生应出示调档函。

（3）报到证派回三亚市人力资源开发局的，需同时持有三亚户口（户口已迁到学校须先把户口迁回三亚），档案才能转到该单位。

2、请各毕业班辅导员组织统计好本班学生的学生档案转递信息，并按要求填好《毕业生档案转递登记表》（见附件2），发至邮箱15156207@qq.com，统一发送标题格式为“201x级xx班毕业生档案转递表”，然后拿着报到证和调档函、就业协议书复印件到档案馆进行审核，审核通过后填写档案转递通知单、未寄人员名单及原因登记表。

3、学生档案查询。学生档案经学校寄出后，各班档案负责人拍下每位同学的邮寄单号，学生可根据自己的邮寄单号登录www.ems.con.cn，查询邮件状态；如有问题请致电学生档案管理室。邮件查询时效为一年，请学生务必在一年内跟踪档案寄达情况，一年后若发现档案遗失后果自负。

毕业生档案转递工作责任重大，时间紧迫，请各学院务必在毕业生离校之前准确无误地完成档案的整理、移交、转递工作。

联系人: 王老师  电话：66893065、13138989658　　　　　　　　　　

办公地址：图书馆六楼档案馆学生档案管理室

附件：

　　1、2022届毕业生档案移交清单

　　2、海南医学院2022届毕业生档案转递登记表

3、2022届学生成绩表装订样式

4、2022届毕业班级未寄人员名单及原因登记表

　　　　　　　　　　　　　　　　　海南医学院档案馆

　　　　　　　　　　　　　　　　　2022年5月16日