财务报销基本规范

第一部分预算及审批流程

1、学校预算管理

⑴预算资金实行“统一领导、归口管理、切块执行、权责结合”管理机制，预算资金按用途、性质及管理特点，将全年预算指标下达到各归口职能部门，由其根据年度工作重点统筹安排、自主管理，报分管校领导核定后组织实施。

归口至计财处管理的学校公共小组的预算经费中，包含了各部门办公费、接待费、差旅费、会议费、二级教学单位教师学习培训专项经费共五项经费；定额经费的具体使用由各部门根据工作情况自行安排，按有关规定使用。

⑵职能部门及对应归口管理资金如下：

职能部门	归口管理 专项资金	备 注
教务处 （医院管理处）	教学专项经费	教学建设经费、大创经费、教学四项经费已下放
三个临床学院	定额运行经费	四项公用经费、学生实习费、课酬
公共卫生学院	教学运行经费	四项公用经费、教学业务费、学生实习费
体育部	体育维持专项经费	学生运动会经费、体育竞赛经费、学生训练经费、场地维修及体育器材耗材购买
招生与就业 指导处	招生与就业专项经费	招生宣传、招生工作运行经费、毕业生就业创业、就业困难学生帮扶等经费
医学教育研究所	医学教育研究所 专项经费	教研所科研课题、教研活动、医学教育论文编辑及出版、质量控制经费
研究生院	研究生培养专项经费	硕士研究生培养业务费、研创经费已下放
教师教学发展 中心	教师培训专项经费	岗前培训、暑期培训、出国（境）进修、校级和院系培训项目等
科技处 （学科发展处）	科研专项经费	科研配套、科研培训、实验室运行、重点学科建设、学术讲座及科研学术活动、PI试点人才经费等
人事处	人员专项经费	在职及离休人员工资、保险、公积金等人员经费、职工探亲及体检、人才安家费、人才引进启动经费、PI团队人员经费
基建房产处	房屋建筑物及其他设施维修专项经费	基本建设资金不再此列
后勤管理处	后勤社会化改革经费	社会化服务费、教学租车费、后勤日常维持费（含零星维修，不含水电费）
组织部	干部与党建专项经费	党建活动专项经费已下放
宣传部	宣传专项经费	与新闻网络合作、报刊订阅，《海南医学院报》运行等
工会	工会（含妇联）专项经费	工会经费
国际教育学院	国际教育学院专项经费	招生经费、日常教学经费、学生活动经费等
图书馆	文献资料购置专项经费	中外文纸质报刊及期刊、数据库、纸质图书购置等
国有资产管理处	设备购置、维修、耗材采购专项经费	教学、科研、办公等设备级家具设备、设备维修费、教学用低值易耗品等
学生工作处	学生专项经费	学生奖、勤、助、补经费、学生各类活动经费、学工队伍建设及学生工作专项经费及其他
团委	团委学生活动专项经费	学生活动经费
保卫处 （人民武装部）	安保专项经费	含新生军训、安保、应征入伍等经费
高等职业教育学院	教学专项经费	学生派遣费、学生业务费及其他业务费
成人教育学院	教学专项经费	学生经费、教学差旅费、学生业务费等
各二级院系	党总支学生活动专项经费	按实际完成收费率计算、分学年拨付
计划财务处 （公用经费小组）	学校公共开支经费	债务还本付息、财政各类专项经费、学校各类专项经费、水电费、邮电费、行政办公费、公车改革经费、租赁及劳务费、书记校长预备金等

⑶各单位、各部门定额经费及开支范围

定额经费主要是办公费、接待费、差旅费、会议费和二级教学单位教师学习培训专项经费。前四项按人均标准2700元/人拨付（2019年标准，人数以编制人数和实际人数加权平均计算），个别部门（单位）按其职能任务分档并个别专项调剂。教师学习培训专项经费按各二级教学单位每人1000元拨付。

部门定额经费是保障本部门日常运行的经费，主要用于办公开支（办公用品、办公饮用水）、人员出差、组织会议、参加培训等各项支出。如果部门定额经费中没有专项预算安排，一律不得用于发放个人劳务津贴以及工作误餐费。

2、报销总要求：有明确的经费来源；所报销的支出应与经济业务具有相关性；经济业务真实发生；审批流程齐全；签批手续完整；报销票据合法合规。

3、科研课题经费报销严格执行《海南医学院科研项目及经费经费管理办法》（海医学【2019】199号）。严格《项目任务书》经费预算，由科技处、计财处联合审签（科技处主要审核经费预算和开支合理性，计财处主要审核支出标准和票据合法合规性）。科研结题结余经费按学校和科研经费主管部门的有关规定执行；间接经费中的绩效工资支付，应该有项目任务书所规定的的时间段（如年度，项目中期，项目终期）的工作总结和考核情况，符合发放条件的方能发放。

审批权限：项目经费中支出单笔不超过3万元的由项目负责人审批；项目负责人的支出（含差旅）及单笔超过3万元(含)的支出由所在二级单位签字权人审批。单笔支出5万元以上(含)的同时报科技处审批；单笔支出10万元以上(含)的，需再报分管科研校领导审批；单笔支出15万元以上(含)的，增加分管财务校领导审批；单笔支出在20万元以上(含)的，再增加校长批准。

外拨经费：凡因科研业务事项，一次性向同一个第三方独立法人单位外拨支付资金或转账3万元以上的各类项目支出，应签订项目支出合同。

预算调整：项目预算总额不变的情况下，除设备费外，其他支出如需调整，由项目负责人填写“经费预算调整审批表”，经二级单位审核后，报科技处和计划财务处审批。

公务卡使用特别规定：科研项目中临时聘用人员、大学生、研究生、外籍专家等不具备公务卡办卡资格的参与人员，因执行项目任务产生的差旅费、会议费等费用，经项目负责人和学校计财处批准后，可不使用公务卡结算；在不具备刷卡条件的情况下，如野外科考工作中发生的支出等，由经办人员附上相关说明后可不使用公务卡结算。

测试费开支规定：是指支付给外单位（包括项目承担单位内部独立经济核算单位）的检验、测试、化验及加工等费用。报销时需要提供发票，测试内容、数量的清单，单笔测试费用超过3万元，则需要提供和对方单位签订测试合同，约定实验测试化验加工内容、收费标准、金额及违约责任、争议解决方式等信息，并保证业务的真实性、相关性、合理性、合规性和有效性，待合同约定内容完成后项目负责人需主动索要结果报告。

协作费开支规定：在项目任务书中明确了具体合作单位，并有确定的经费分配方案的，依照任务书就可以填写审批表，经过科技处签批后，即可办理转账手续；如任务书中没有协作单位，则需要和协作单位签订项目协作合同，完成合同签订的程序后，方可填写科研经费审批表，经过科技处签批后，办理转账手续。协作方收到款项后，需提供发票，或到款银行回单复印件并加盖财务专用章（或公章）的复印件（科研院所适用）。

4、审批流程及《经费申请审批表》表样

经费申报审批流程图

海南医学院经费申报审批表（凭证式，30万元以下）
申请部门（人）：				申请时间： 年 月 日
项 目 内 容	申请经费事项，				归口管理部门审核意见
	理由及依据 ，
	预算经费明细：1、 ，
	2、 ，３、 ，				分管校领导审批意见
	共申请经费额为￥ 。
	经办人： 申请部门负责人：
经费来源	预算归口经费□公用定额□课题经费□ 专项资金□ 预算外经费□ 催收奖励□ 其他□
计财处预算审核意见		分管财务校领导审批意见		校长审批意见
备注： １、按内审制度规定，须经审计的，附上审计意见表；2、基建开支按规定流程办理; 3、报批、审批权限：预算定额内1万元以下由部门负责人审签报批，1万元-3万元以下报分管校领导审批（使用归口经费的，先由归口管理部门审批），3万元及以上还需同时报校长审批 ；4、 预算外经费按所有流程依序签批。

海南医学院校长办公会议题简表（第 次）

议题：
提出部门：	指定发言人：	拟发言时间：5分钟
主要内容：
议题附件（共 份 页）
需征询意见部门：
有关部门意见：
主管副校长意见：
学校办公室审查材料意见：

注：“需征询意见部门”及其以上各栏由议题提出部门填写。

编号：

决议：

校长签署：

备注：

会议时间： 年 月 日， 地点： ， 会议秘书：

注：以现行《海南医学院校长办公会议题简表》为准。

中共海南医学院委员会议题审批表（第 次）

议题：
提出部门：	指定发言人：	拟发言时间：5分钟
主要内容：
议题附件（共 份 页）
需征询意见部门：
有关部门意见：
主管副书记或副校长意见：
党委办公室审查材料意见：

注：“需征询意见部门”及其以上各栏由议题提出部门填写。

编号：

决议：

党委书记或会议主持人签署：

备注：

会议时间： 年 月 日， 地点： ， 会议秘书：

注：以现行《中共海南医学院委员会议题审批表》为准

根据《中共海南医学院委员会会议议事规则（修订）》和《海南医学院校长办公会议议事规则（修订）》（海医〔2019〕49号）要求，从2019年11月28日起，200万元以上的项目投资（含招投标和政府采购项目）、经济合作、预算调整和追加开支超过10%以上的开支，需提请学校党委会讨论议决；50万元（含）-200万元（不含）的重大建设、合作、采购项目实施中的重要事项及经济合作项目，需提请校长办公会讨论决定。

第二部分报销原始凭证的规范要求

1.原始凭证必须真实、合法、有效；不得虚构业务、虚开发票。

2.从外单位取得的票据须盖有发票或收款专用章；医学院自制原始凭证必须有经办部门负责人签名或者盖章。

3.原始凭证的抬头处应填制“海南医学院”，出租车票以及法定定额发票等无抬头的原始凭证除外。

4.票据总计金额须和数量、单价的乘积相符或和各项累积金额相符，票据大小写金额必须正确且一致。

5.国（境）外票据需将主要事项（开票事项内容、日期、数量、单价、金额等）翻译为中文。

6.所有原始凭证须由经办人及部门负责人或项目负责人同时签字确认，并在发票背面注明用途等信息（如该笔业务已填制报销汇总单并由相关负责人签字确认，原始票据只需经办人签字）。

7.原始凭证有以下任一情形，原则上不予报销：

（1）未经财政部门或税务机关监制的票据；

（2）内容填写不完整（如无开票日期、数量、单价、金额和经济业务内容），金额大小写不符的票据；

（3）未按规定加盖财务印章、票据专用章或加盖印章不清晰的票据；

（4）挖补、涂改、虚假以及其他不符合财政部门或税务机关规定的票据；

（5）注明“限用于内部结算、捐赠和代办费收入”或“仅限个人使用”的票据等类似字样的票据；

（6）原因不明或事由不充分的出租车连号发票。

8、开票基本信息

单位名称：海南医学院

信用代码（纳税人识别号）：12460000428200855N

地址、电话：海口市龙华区学院路3号 0898-66893753

开户行及账号：农行海口龙昆南支行 21104001040001755

9、外单位转入项目经费并需提前由学校开具发票的，应按以下格式填写《预借发票承诺书》。

预借发票承诺书

计划财务处：

因承接 项目需要，特申请开设税收发票，开票金额元，并承诺在发票开具一个月内，本人积极配合，督促款项转入海南医学院账户。如有异常产生的各种损失，可对本人进行追责。

附开票信息：

单位名称：

纳税人识别号：

联系地址、电话：

计财处审核意见： 承 诺 人：

联系电话：

20 年 月 日

10、票据内容应与教学、公务、科研活动具有相关性，不得将无关的支出在学校经费中列支。严禁虚构经济业务或通过非法手段取得票据套取资金。娱乐、康体、烟酒、茶叶、特产、消费卡（券）等支出不予报销。

第三部分 结算方式

1.原则上，各类经费全部纳入公务卡结算范围，包括财政拨款资金、非财政拨款资金。凡纳入公务卡强制结算目录内的公务支出，按《海南省预算单位公务卡强制结算目录》的规定，必须使用公务卡或银行转账方式结算。结算目录包括：公务卡强制结算项目包括办公费、印刷费、咨询费、邮电费、差旅费、维修（护）费、租赁费、会议费、培训费、公务接待费等。

对于下列情况可暂不使用公务卡结算：

（1）快递费、过路过桥费、出租车费用、停车费等费用中目前只能使用现金结算的支出，现金收取的押金返还；

（2）支付给外籍人员（无国内银行账户）的一次性劳务报酬；

（3）支付给困难或病患职工、优抚（扶贫）对象或特殊人群等的一次性慰问支出；

（4）维稳等特殊工作需要的相关支出。

2.院内在编教职员工或院外非在编人员（包括外聘专家、外籍人士、临时聘用人员等）使用医学院各类经费购买机票，须通过政府采购机票管理网站www.gpticket.org公布的各航空公司直销机构或具有机票销售资质的代理机构购买公务机票，且通过公务卡或银行转账方式结算。

3.支付给外单位的款项一般应通过银行转账或公务卡方式结算。办理银行转账时需准确提供对方单位的户名、开户行、账号以及款项用途等。

4.医学院科研项目经费内部转账业务，须附《海南医学院科研项目经费内部转账通知单》，由项目负责人、经办人签字后，至计财处办理转账手续。

5.购置商品、技术开发、基建工程、资产使用与处置等项目金额在3万元及以上、购买服务类项目金额在2万元及以上经济业务，按学校合同管理办法规定，报销时须提供合同。各部门须严格按照医学院合同会签的要求执行，不得以人为拆分发票金额的手段，规避签订合同的要求。

6.报销国（境）外发票，一般按经办人提供的银行实际结算汇率凭据报销。如不能提供，则按报销当日中国银行外汇牌价（外管局中间价）折算为人民币后结算。国（境）外费用报销原则上应于业务完成后一个月内办理。

第四部分票据报销期限

1.为真实反映学校每年的财务收支状况，对取得的票据应及时报销。各部门发生经济业务应在规定时限内报账，公务接待费按省委省政府办公厅《关于公款报销接待费用的若干规定》要求，在公务活动结束后7个工作日内报账。除公务接待费外，其他经济业务事项在事项完成后30个工作日内报账，确因特殊情况不能在规定时限内报账的，由经办人填写超期报账说明（格式见以下附件）。无故超期的，一律不予报账。原则上当年的票据应在当年完成报销，最迟应于次年的3月31日前完成报销。

超 期 报 账 情 况 说 明

根据海南省财政厅关于严格执行财务报账时限规定（琼财支【2015】1499号），从2015年10月1日起，公务接待费用报销应在公务活动结束后7个工作日内到学校计财处报账，其他经济业务事项在事项完成后30个工作日内到学校计财处报账。本人本次所报账单据已经超期，具体原因如下（在以下选项选择一项打√）：

1、在规定期限内未走完所有签批流程（领导签批、耗材及图书出入库手续、资产报增手续、经费送审程序、大额资金上会审议流程等）

2、本人因公出差、学习、培训等在外

3、 寒、暑假：

4、 其他（需具体写明）：

特此说明。

签字人：

20 年 月 日

备注： 报账时限是指经济业务事项结束之日起到学校计财处报账的时间，其中商品、劳务或工程从发票开具之日起计算，课题研究从结题或取得相关课题成果证书之日起计算 。

2.财政零余额经费，应于当年使用完毕；按规定可跨年度使用的各类项目经费（包含科研项目经费），使用年限以项目任务书、计划书、合同或协议为准。

第五部分暂借款管理

1.原则上不予借款，因特殊业务如购置进口设备、专利费、会议培训注册费等业务无法事先取得发票的，可申请办理暂借款业务。

2.暂借款办理实行“一事一借、谁借谁还、按时清理、按时结算、前账不清，后账不借”原则，实际支出应与借款用途相符。

3.借款人应为医学院在职教职工，退休人员、学生以及院外人员不可作为借款人办理借款业务。

4.借款人应在规定的期限内及时办理冲账手续。最长期限不得超过借款之日起三个月。

5.借款人尚未核销借款的，无特殊原因，财务处不再受理其新的借款业务。部门尚未核销的借款累计超过三笔的，无特殊原因，财务处不再受理该部门新的借款业务。

6.除设备借款外，一般借款业务原则上不得跨年度冲账。

7.教职员工解聘、离职或退休前，须结清所有借款和欠费。

8、借款单表样：

借款单（存根）	借 款 单
年 月 日	单位：	年 月 日
借款人：	借 款 人
借款事由：	借 款 事 由
	还 款 时 间
	还 款 方 式	口报销冲账 口存入现金 口其他
借款金额： ￥ 元	借款金额：	人民币： 万 仟 佰 拾 元 角 分￥元
备注：	部门领导意见：	分管副校长意见：	分管财务副校长意见：

第六部分 几类费用报销具体规定

第一条 会议费

1、会议费是指各部门经批准举办的（含主办、承办）各类会议（包括学术会议、管理会议）直接发生的各项费用支出，包括住宿费、伙食费、交通费、会议场地租用费、文件资料印刷费、医药费等。会议费报销标准参照《海南医学院会议费管理暂行办法》（海医学【2019】XXX号）执行。《海南医学院会议审批及经费预算表》请在计财处网页下载。

2、会议费开支实行综合定额控制，据实报销；会议费综合定额标准根据上级规定进行动态调整；国内业务会议如邀请个别国外专家参加的，参会外国专家食宿标准可参照在华举办国际会议标准执行；各项费用之间可以调剂使用。综合定额标准如下：

单位：元/人，天

会议类别	住宿费	伙食费	其他费用	合计
国内业务会议-科研经费开支	440	130	80	650
国内业务会议-非科研经费开支	340	130	80	550
国内管理会议	240	130	80	450
国际会议	700	200	100	1000

3、会期要求：

各类管理会议会期一般不得超过2天，包含会议报到和离开时间。

按照教学科研活动需要确定业务会议数量、天数、规模，应注重会议质量，提高会议效率。

国际会议会期原则上不得超过3天，会议报到和离开时间，合计不得超过2天。

4、支付方式：会议费支付应当按照国库集中支付制度和公务卡管理的有关规定执行，以银行转账或公务卡方式结算，禁止以现金方式结算。

5、报销要求：会议举办者在会议结束后应及时汇总各项资料和票据，填写报销单，在1个月内办理报销手续。会议费原则上集中一次性结算。

会议费报销时应提供：会议审批及经费预算表；会议通知；会议费报销单；

实际参会人员签到表；会议服务单位提供的发票、原始明细单据、电子结算单、委托协议（合同）等资料。

6、会议费报销应按会议费预算执行，要应严格控制工作人员人数（按参会人员10%以内执行）。对未经规定程序批准召开的会议，以及超范围、超标准开支的经费不予报销。

第二条培训费

1、培训费是指各部门组织举办的各类培训（包括岗位培训、任职培训、专门业务培训等）而直接发生的各项费用支出，包括住宿费、伙食费、培训场地费、讲课费、培训资料费、交通费、其他费用。

2、报销标准：

教师发展中心和组织部预算安排出国（境）的培训，按本手册上述“公务出国（境）费”的报销标准执行。

其他国内培训费报销参照《海南省省直机关培训费管理办法》（琼财行【2017】442号）规定，30天以内培训按550元/人天（住宿费340元，伙食费130元，场地、资料、交通费50元，其他费用30元）综合定额标准执行，各项费用之间可以调剂使用。超过30天的培训，超过天数按照综合定额标准的70%控制，

4、其他要求：培训报到和撤离时间分别不得超过1天；组织培训的工作人员不得超过参训人数数量的10%，最多不超过10人。

5、报销时须附培训通知、培训费用清单、培训人员名单及签到表等相关材料。培训师资费在综合定额标准外单独核算，按本手册上述“劳务费”规定标准严格执行。

第三条 差旅费

1、差旅费是指各部门出差人员因公临时到常驻地以外地区出差（不超过10天）所发生的各项费用支出，包括城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费等。差旅费报销执行《海南医学院差旅费管理办法》（修订）（海医学【2019】XXX号）相关规定。

申请人姓名		现任职务（职称）
出差地点（单位）		出差时间
经费来源及预算		请假类型
联系电话及邮箱		其他出差人
出差事由及外出期间工作安排：
单位负责人意见： 年 月 日		分管校领导意见： 年 月 日
校党委书记或校长意见： 年 月 日
备注：

2、出差审批：各类性质的出差按规定履行审批手续，填写《海南医学院出差审批表》。各级审批的规定具体是：①学校领导出差按省政府相关规定进行审批；②各单位（部门）正职出差按党务和行政分别由党委书记和校长审批；③各单位（部门）副职出差由分管校领导审批；④各单位（部门）教职工（含学生）由本单位（部门）负责人或分管科研负责人审批；⑤项目课题组人员出差由项目课题组负责人审批，可不填《海南医学院出差审批单》；⑥如果项目负责人、课题组成员是中层副职以上干部的，按领导干部审批程序执行，但经费标准可按科研经费报销规定执行。

海南医学院出差审批表

3、支付方式：按照海南省公务卡强制结算目录规定，机票、住宿费的支付要刷公务卡结算。鉴于学校人员增减变化大，新进人员公务卡办理需一定时间等原因，结算时原则上要求用公务卡；没有公务卡的一定要刷其他银行卡，并保存好刷卡小票，报销时一并送达计财处审核。往返驻地和机场、高铁站、码头等的市内交通费凭票实报实销。

4、差旅费标准：差旅费报销标准分地区、分职级、分项目的原则制定，并

根据国家有关规定，实行动态同步调整。

分地区：全国共分为36个省市地区，不同的地区住宿费标准不同。仅以“其他人员”标准，最高为北京、上海两地达500元/人.天，最低为山西--其他地区,仅为240元/人.天。伙食费补助标准也分地区执行，一般地区为100元/人.天，青海、西藏、新疆三地为120元/人.天。

分职级：城市间交通费分为省级、厅级及相当职称和其他人员三类；住宿费分为部级、司局级和其他人员三类。

分项目：主要分为城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。

①城市间交通费标准如下：

交通工具 级别	火车 （含高铁、动车、全列软席列车）	轮船 （不包括旅游船）	飞机	其他交通工具 （不包括出租小汽车）
省级及相当职务的人员 （院士及相当职务）	火车软席 （软座、软卧），高铁/动车商务座，全列软席列车一等软座	一等舱	头等舱	凭据报销
厅级及相当职务人员 （校领导及正高职称人员）	火车软席 （软座、软卧），高铁/动车一等座，全列软席列车一等软座	二等舱	经济舱	凭据报销
其余人员	火车硬席 （硬座、硬卧），高铁/动车一等座、全列软席列车一等软座	三等舱	经济舱	凭据报销

出差机票购买参照《海南省财政厅关于执行政府购买公务机票有关事项的通知》（琼财采【2014】2157号）执行，需在政府采购机票管理网站www.gpticket.org公布的各航空公司直销机构或具有机票各代理商处购买的公务机票方可报销，如不能购买公务票需附政府采购机票网去程（报到当天或前一天）及返程（离会当天或次日）机票经济舱价格截图，低于此价格方可全额报销，高出部分自理。

②住宿费标准按《海南省关于转发财政部关于印发< 中央和国家机关工作人员赴地方差旅住宿费标准明细表>的通知》（琼财行【2016】529号）执行。具体标准见下表。

科研课题经费列支的正高级职称人员住宿费，其标准参照“司局级”人员执行。

5、报销要求：报销时需附经批准的《海南医学院出差审批表》、会议通知，据实填写《海南医学院差旅费报销表》（该表中“生活补助”和“金额”两栏不填，此处由计财处人员审核后填写），并附机票（火车票、汽车票）及机票查验单、住宿费、市内交通费、会务费、培训费等原始发票和银行刷卡小票（银行付款记录），所有票据背面应有出差人本人签字。

6、其他规定：①在途期间（出发日和返程日）往返于机场、车站、码头的出租车或机场大巴费用凭票据实报销（出租车或机场大巴仅限于市内交通，需中转到达目的地城市间需乘坐公共交通工具）；②会务费(培训费)按出差文件规定报销发票开具；单位与会务（培训）承办方必须一致（如不一致需提供会务（培训）方相关证明）；会议通知中没有提及缴纳会务费的，原则上不予报销会务费(培训费）；③出差补助包含伙食补助费（100元/人.天）和市内交通费（80元/人.天）两项，在途期间（出发日和返程日）按全额180元/人/天给予补助;参会期间，在会议通知中会务方明确注明“食宿自理”字样的方可给予相应的补助。而对于参会（培训）地点和住宿地点在同一地点的，则不得再领取市内交通费80元/人.天的补助。④邀请院外学者、专家等院外人员来院开会、交流、访问所发生的城市间交通费、住宿费等费用，报销时参照医学院相应的差旅费报销标

准执行，需附《海南医学院经费申报审批表》、会议通知以及原始单据等相关材料（如含餐费需填报《公务接待审批单》及《公务接待清单》）。

海南医学院差旅费报销表

姓名

职别 职称

出差 事由

其中学生：

起止日期

地 点

车船费 （飞机票）

住宿费

市内 交通费

生活补助

其他费用 （培训、会务费)

单据 数

月

日至月

日

起点

终点

天数

人数

标准

金额

飞机票是否转账： 是口 否口

以上单据共 张，总计金额人民币：拾万 佰 拾 元 角 分 ¥元

部门（单位）： 填报日期： 年 月 日学校领导： 部门（或课题）负责人： 出差人：财务审核人员：

第九条 办公费、试剂耗材费

办公用品是指在日常工作中所使用的、未达到固定资产标准的辅助用品，包括：文件档案用品、桌面用品、财务用品、耗材等一系列与工作相关的用品。

试剂耗材包括教学等方面使用的各类实验试剂、低值易耗品、药品等。

属于纳入政府采购目录范围的，由国资处按照《海南医学院实验材料及低值易耗品管理办法》（海医学[2012]97号）规定执行。向国资处申购时需提供相关申购审批材料。

■低值易耗品（招标目录内）申购流程图

使用单位按照校园网上公布中标公司目录、价格，自行采购

■低值易耗品（招标目录外）申购流程图

使用单位向国资处提交物品采购申请书，国资处审批实施

■报销资料：《海南医学院经费申报审批单》；发票；开票单位开具的正式购物清单；海南医学院实验材料、低值易耗品入库单，领料单、验收单等；申请购置报告复印件。

■ 注意事项：

1.发票上未列明具体物品名称、数量及单价的，需要提供销售方加盖发票专用章的销售清单；

2.公务卡强制结算目录内的要求刷卡结算；超出1000元以上则需通过银行转账；

3.税务局代开的发票，需提供收款人身份证复印件、联系方式、账户信息和收款收条。

第十条 固定资产

固定资产是指一般设备单位价值在1000元（含1000元）以上、专用设备单位价值在1500元（含1500元）以上、使用期限在一年以上，在使用过程中基本保持原来物质形态的实验仪器、设备、家具、图书等资产。单位价值虽不足规定标准，但耐用期在一年以上的大批同类物资，按固定资产管理。属于纳入政府采购目录范围的固定资产，由国资处按照政府采购规定执行。报销时须附物资请购单及固定资产验收单等相关材料。

■ 报销分类：

1.仪器设备报销

2.家（器）具报销

3.图书类报销

（一）仪器设备报销

■仪器设备购置流程图

国资处审核办理，计财处核准经费

报分管资产校领导审批

学校法人代表（校长）审批

登记固定资产帐务（国资处）

计财处办理报账付款手续

■报销资料：《海南医学院经费申报审批单》；发票；固定资产增减变动单记账联或资产变动报告单（国资处）；采购合同；验收报告（验收人签字）；申请购置报告复印件。

■ 注意事项：

1.网上自主采购的，提供网上订货清单；

2.招标采购并签订合同的，按照采购合同规定的付款方式付款；

3.固定资产增加价值的，要填制《固定资产增减变动单》履行资产变动手续。

（二）家（器）具报销

■报销资料：《海南医学院经费申报审批单》；发票；固定资产增减变动单记账联（国资处）；申请购置报告复印件。

■ 注意事项：

1.不论单价金额是否超过1000元，都需要办理固定资产建账立卡手续；

2.网上采购、通过第三方形式结算的，要提供网上支付凭证。

（三）图书类报销

■报销资料：《海南医学院经费申报审批单》；发票；固定资产增减变动单记账联（图书馆）；购书清单、发货单等材料。

■ 注意事项：

1.凡需经过相关代理商进行定购的教材、图书（含电子图书）等，一般应通过招投标的方式确定代理商，代理商的招投标由“物资招标和采购工作小组”自行组织或由其委托相关业务部门进行。

2.单次报销票据金额≧500元以上的教学和科研类图书（含电子图书）需要到图书馆办理备案手续。

第十一条 工程款支付

工程款指以新增工程或者扩大生产能力为主要目的的新建、续建、改扩建、迁建、大型维修改造工程及相关工作。工程款支付严格按《海南医学院基建维修项目管理办法（暂行）》（海医【2017】9号）执行。达到校长办公会审议起点（30万元以上-100万元以内）的需上会审议；达到学校党委会审议起点（100万元以上）的需上学校党委会审议。

■ 海南医学院工程项目支付审批表

				单位：元
项目名称
收款单位
汇入行名称		账号
合同名称		合同总价
以前累计付款		本次申请付款
合同执行情况说明	签字： 年 月 日
工程监理单位意见	签字： 年 月 日
业主代表意见	签字： 年 月 日
项目部门审核意见	签字： 年 月 日
财务部门审核意见	签字： 年 月 日
院办拟办意见	签字： 年 月 日
学校分管领导意见	签字： 年 月 日
学校校长意见	签字： 年 月 日

■ 报销资料：

1.《工程项目支付审批表》；

2.发票；

3.合同；

4.审计报告（最后一次价款结算时必须提供）；

5.其他有关资料（如监理签证、验收报告、中标书、结算书、工程量清单等）。

6.校长办公会、学校党委会会议纪要（如达到规定起点的，则需提供）。

■ 注意事项：

1.完整准确填写“工程项目支付审批表”；

2.可单独使用的非安装设备，付款时先办理固定资产登记手续，报账时提供固定资产建账单记账联；

3.退还工程质保金，填写质保金支付申请表并出具收款单位财务收据。

4.工程造价在5万元以下的维修工程项目，原则上需要签订施工合同。

第十二条 设备维修费

设备维修费包括办公设备、科研设备等维修费用。

■仪器设备维修流程图

使用部门填写仪器设备维修申请单

国资处资产科对仪器设备进行检查

做好维修预算并报审计室审核

资产科修理或送出修理

验收、领回设备，并记录、建档

计财处办理结算

■报销资料：《海南医学院经费申报审批单》；发票；开票单位开具的正式购物清单；海南医学院设备维修费结算单、配件清单或国资处出具的维修清单等。

■ 注意事项：

1.发票上未列明具体物品名称、数量及单价的，需要提供销售方加盖发票专用章的销售清单；

2.原则上应通过公务卡结算，票面金额1000元以上通过银行转账；

3.税务局代开的发票，需提供收款人身份证复印件、联系方式、账户信息和收款收条。

序号	科目分类	内容
1	办公费	购买办公用品等产生的支出。具体含：笔、本子、计算器、橡皮擦、直尺、剪刀、文件夹、打印纸、矿泉水、电话机、插座、插头、台灯、洗手液、垃圾桶、卷纸、公文包、墨盒、硒鼓、挂钟、订书机、订书针、纸筒、整理箱、透明胶、回形针、印油、热水壶、长尾夹、文献检索、查新、横幅、行政部门购买的图书、报刊、杂志等。
2	维修维护费	零星维修产生的费用支出。具体含：主板、硬盘、固态硬盘、CPU、内存条、电脑维修、数据恢复、房屋维修、电梯维修、仪器设备维修等。
3	专用材料费	购买实验材料等产生的支出。具体含：U盘、移动硬盘、路由器、键盘、鼠标、档案盒、资料册、网线、耳机、试剂、光盘、风扇、扩音器、水电材料、教学部门购买的报刊杂志、价值在500元-1000元的文件柜、办公桌、办公椅等试验材料。
4	图书购置	购买图书等产生的支出。具体含：科研和教学过程中购买的图书、电子出版物等。
5	设备购置	购置固定资产等产生的支出。具体含：单价在1000元以上的资产，如：电脑、打印机等。

第十三条 学生奖、助学金及各项补助

此类奖、助学金包括国家级、省级、校内人民奖学金、先进集体和个人荣誉奖等；各项补助包括贫困家庭学生资助、学生勤工助学补助、大学生应征入伍服兵役奖励等。

1、各类奖项及补助按照《海南医学院学生手册》（2018版）相关规定执行。相关管理部门（学工处、研究生院、国家教育学院、成教学院、保卫处等）依据学校每学年下发文件按奖项类别分别编制发放表，将文件资料及发放表格送计财处审核办理。其中先进集体和优秀班级奖励金一般发放至奖项班级的班长账户中。

2、贫困家庭学生资助的发放还应附《海南医学院特困生（贫困生）认定表》和学生本人撰写情况说明，情况说明需该生辅导员、书记、学工部资助部负责人和书记及分管校领导签字。

3、学生勤工助学补助发放还应并附各个院系及部门《海南医学院勤工俭学用工需求表》，该表必须有需求单位领导签字，制表人和勤工助学的学生签字确认。

4、大学生应征入伍服兵役奖励由保卫部自制发放表，并附上荣誉证书等证明材料。需学生本人提供银行卡号和签名确认，纸质版需要制表人，复核人，部门领导和分管校领导签字，加盖本部门公章。签字完毕纸质版和电子表格一并交至计划财务处。

5、各类发放表要有学生正确的银行卡号信息，还需学生签名确认；纸质表制表人、复核人、部门负责人和分管校领导签批手续完整，并加盖部门公章，同时提交电子表格给计财处；计划财务处的相关报账员审核无误后，统一发放至学生银行卡中。

第十四条 学生学费、住宿费及教材费结算

1、按照《海南医学院学生手册》（2018版）相关规定执行。

2、学费及住宿费退款标准：

（1）第一学期入学或注册不满2周者，退还全部学费及住宿费，第二学期或注册不满2周者，退还1/2学费及住宿费。

（2）第一学期入学或注册满2周不满3个月者，退还3/4学费及住宿费，第二学期入学或注册满2周不满3个月者，退还1/4学费及住宿费。

（3）第一学期入学或注册已满3个月者，退还1/2学费及住宿费，第二学期入学或注册已满3个月者，不退还学费及住宿费。

3、教材费、耳机费、白大衣费、军训费、床上用品费等退款标准

（1）教材费扣除已发书本费后，退还剩余部分。

（2）耳机费、白大衣费、军训费、床上用品费等一概不退。

4、报销要求：

（1）学生因休、转、退等原因申请退付学费、住宿费及教材费时，须按规定事先办理退付审批手续。申请人须附上申请书、退学通知书（教务部门出具）学杂费收据原件。教材费结算应有教务处教材科、成教学院教材科等部门出具的结算凭条。申请书需要学生本人、辅导员、学生公寓负责人及院系书记签字；学生缴费票据如果丢失，需本人要到计财处收费科打印本人的市价缴费情况明细表，收费科盖章后一并送到计财处。

（2）学生毕业离校前，必须进行教材费的结算，多退少补。在办理退还学生多缴的教材费时，应以班级为单位集中办理，采取制表发放方式。发放表中要有姓名、班级、学号、已缴费金额、应退还金额、银行卡号、签领人等信息，发放表要有辅导员、院系书记、学校分管领导（到达签批权限的）签字。先报教材管理科室确认结算款项并盖章，再到计财处收费科集中审核缴费情况并盖科室印章，最后到计财处（行政楼106办公室）办理退款手续。

第十五条 学生活动费

1、 学生活动费是指学校为组织管理学生事务，开展学生社会实践活动所发生的费用开支。主要包括在校学生开展的班级活动、学生党支部活动、学工团委组织学生活动、社团活动、创业创新活动、社会实践活动等。

2、经费活动开支范围

（1）开展学生活动所发生的办公经费，如购买日常办公耗材，办公用品等；

（2）开展学生活动所发生的印刷费，如印制学生活动宣传海报、折页、喷绘等；

（3）开展学生活动所发生的演出或比赛费用，如舞台简易搭建及地毯租赁费、灯光音响租赁费、钢琴租赁费、演出或比赛服装购置费或租赁费、演出用的化妆品、场地装饰布置用品（荧光棒、气球、绳子、胶布等零星用品）、互动环节奖品等。

（4）各二级院系组织学生到校外（社区义诊、福利院等）活动费用，如发生市内交通费，购买日常用品探望福利院老人等。

（5）开展与学生素质培养和拓展有关的第二课堂、学术、科技、文体等活动所发生的费用，如暑期“三下乡”社会实践活动等。

（6）新生入学教育和毕业教育发生的费用，如新生入学应急教育、网络安全教育平台购置，印制毕业登记表、离校手续等费用。

（7）看望慰问重病住院的学生费用，如购买水果、牛奶等慰问品和慰问金等。

（8）创业创新活动经费，如校内比赛宣传折页海报、比赛场地布置、校外比赛交通费、作品制作、展板制作等。

（9）开展学生运动会活动，如运动员购买服装费、矿泉水等

3、报销要求：

（1）填制《海南医学院经费申报审批表》，审批表需经办人和申请部门负责人，费用报销金额达到分管校领导规定权限的，还必须分管校领导签字。

（2）以一个活动为单位，采取一事一报原则，不能拆分经费，避免审计。

（3）活动经费超过5000元，必须送审计处进行该活动专项审计。

（4）正规有效的发票，发票后面必须经办人（要求学生签字）和团委、学工及各二级院系复核人签字。

（5）活动开支的费用一律实行转账、刷卡、微信（支付宝）支付等，不能用现金支付。转账记录、购买明细也需打印作为报销附件资料。

（6）附上活动策划书及经费预算明细。

（7）购买办公用品和耗材，须附上出入库单。

第十六条 挂职干部、乡村振兴工作队、驻村第一书记费用

1、按以下类别执行

干部挂职按《关于印发海南医学院干部挂职锻炼管理办法（试行）的通知》（海医【2018】29号）文件相关规定执行；

乡村振兴工作队按《海南省乡村振兴工作队选派管理办法》（琼组通【2019】11号）文的相关规定执行；

驻村第一书记按《海南省驻村第一书记管理办法》（琼组通【2016】83号），《关于为第一书记办理重大疾病和人身意外伤害综合保险的通知》（琼组通【2016】108号）和《关于落实驻村“第一书记”有关经费保障的通知》（琼组通【2016】41号）文的相关规定执行；

3、生活待遇

（1）挂职干部

往返路费：在挂职锻炼期间，除享受国家规定的休假和探亲假外，挂职三个月以上的、省外挂职锻炼的干部在履行审批手续后，每月可请假2天返回海口，可合并使用。省内异地挂职干部每月可在挂职地点往返海口4次，往返路线凭票据按差旅费有关规定报销。挂职期间不报销和补助市内交通费。

住宿费：挂职干部挂职期间产生的住宿费，按国家和我省相关规定确定的标准，以挂职所在地标准按一定比例凭票报销。其中北京、上海、广州不超过50%，其中地区不超过20%。

伙食补助：挂职干部挂职期间的伙食补助费，按照每人每天50元发放，不再发放校内工作午餐补助（标准按工作日12元/天，按22天计算），如已发放当月工作午餐补助，需扣已发放工作午餐补助。

挂职地点在海口市区内的，不报销也不补助相关费用。

（2）乡村振兴工作队

伙食补助：乡村振兴工作队队员驻乡镇、村镇间，参照差旅费伙食补助标准（100元/天）执行，按实际工作日每月由派出单位给与补贴。不再发放校内工作午餐补助（标准按工作日12元/天，按22天计算），如已发放当月工作午餐补助，需扣已发放工作午餐补助。

往返路费：工作队队员每月可按在家庭所在城镇与驻村之间往返4次，依照差旅费规定由派出单位凭据报销。

人身意外伤害保险：每年按规定为工作队队员办理人身意外伤害保险，安排定期体检。

租房费：工作队队员驻乡镇、村期间的租房费，由派出单位按规定报销。

（3）驻村第一书记

伙食补助：驻村第一书记的伙食补助，参照差旅费伙食补助标准（100元/天）执行，按实际工作日每月由派出单位给与补贴。不再发放校内工作午餐补助（标准按工作日12元/天，按22天计算），如已发放当月工作午餐补助，需扣已发放工作午餐补助。

往返路费： 驻村第一书记每月可按在家庭所在城镇与驻村之间往返4次，依照差旅费规定由派出单位凭据报销。

人身意外伤害保险：为第一书记建立疾病身故、意外身故、意外伤残、重大疾病、重症监护津贴等保障项目，保费为每人每年840元，由派出单位承担。安排定期体检。

工作经费：派出单位每年给第一书记安排10000元的工作经费，使用范围包括：支持驻点村各项建设；组织党员、群众学习培训，开展文体活动；走访、慰问和补助生活困难党员、群众；到驻点村所在乡镇以外地区公务出差等。

4、报账要求：

（1）填制《海南医学院差旅费报销表》，经办人和组织部或经费管理部门负责人签字；报销金额超过部门负责人权限的，还须报分管校领导签批。

（2）自制挂职（乡村振兴工作队、驻村第一书记、）干部伙食补助表，需制表人、复核人、部门负责人、分管校领导签字，并加盖组织部的章。

（3）正规有效的机票、动车票、火车票和客运汽车票，发票后面必须本人签字确认。机票需转账或刷卡，并打印刷卡记录做报销附件。

（4）挂职干部类需提供去挂职的单位请假单（如去上海交大医学院挂职，需有向交大医学院有关部门的请假单）；其他类别应附上驻乡镇、村考勤表或考勤记录，并加盖驻乡镇、村委会的章。

（5）走访、慰问和补助生活困难党员、群众所购买的物品，需要取得正规有效发票和单据，公务卡结算或微信支付宝支付记录。给与慰问金，自制表格，需当事人签领。

第十七条 以上未列入的其他各类费用的报销，参照上级规定和计财处的相关要求执行。